Gerenciamento de processos de negócios
Muitos administradores têm demonstrado interesse pelo gerenciamento de processos de negócios, uma vez que ele proporciona uma visão diferenciada sobre os processos organizacionais.
É comum empresas acreditarem que estão gerenciando seus processos, quando, na verdade, estão gerenciando apenas seus departamentos.
De forma geral, os processos consistem em uma série de atividades realizadas em sequência para transformar entradas em saídas de forma organizada.
Com isso em mente, a gestão de processos pode ser entendida como uma maneira de organizar a execução dessas atividades, a fim de garantir a utilização correta dos recursos e maximizar os resultados do negócio.
Nesse sentido, gerenciar os processos de negócio surge como uma alternativa para superar essa visão antiquada e ultrapassada dos processos.
O que é o gerenciamento de processos?
Gerenciamento de processos vai além de simplesmente verificar se as tarefas estão sendo cumpridas, pois os processos são divididos em diferentes etapas e uma afeta diretamente a outra.
Mesmo depois de executada, uma tarefa continua a impactar diretamente o trabalho de outro colaborador. Isso demonstra que um processo tem várias ramificações, mesmo que pareçam pequenas.
Assim, mapear um processo significa gerenciar todas essas fases, desde o planejamento estratégico até a entrega do produto ou serviço ao cliente, a fim de atender às suas necessidades e expectativas.
O que é um processo?
Processo pode ser definido como uma sequência contínua de atividades realizadas para atender a uma demanda específica. Imagine que você é o gestor de uma empresa de pavimentação intertravada de blocos de concreto. Existem diversas tarefas diárias.
Essas atividades são recorrentes e requerem sempre a mesma quantidade de tempo e recursos para serem concluídas.
Contudo, se a forma de trabalho de cada profissional em sua organização é diferente e o fluxo de trabalho não é regular, é hora de investir em gerenciamento de processos.
Qual é a importância da gestão de processos?
A gestão efetiva dos processos pode gerar vários benefícios significativos. O gerenciamento de processos proporciona uma visão abrangente do negócio, permitindo o acompanhamento das atividades e recursos utilizados.
Isso facilita a identificação de desperdícios e recursos mal aplicados, permitindo ao gestor criar planos de ação para redução de custos e despesas.
Além disso, quando os colaboradores compreendem suas atividades, responsabilidades e propósito na empresa, isso melhora seu desempenho e gera resultados positivos.
Pense, por exemplo, se você é um gestor de equipe de uma empresa de placas fotoluminescentes, eles terão mais autonomia para atividades.
Outro benefício importante é a padronização de processos. Suponha que você tenha um excelente vendedor em sua equipe, que lidera as vendas da empresa há anos. Ao mesmo tempo, existem outros vendedores que não apresentam o mesmo desempenho.
Como implementar o gerenciamento de processos na sua empresa
Se você está convencido de que precisa de um gerenciamento eficaz de processos em sua empresa, é hora de descobrir como realizar essa transformação da melhor maneira possível. Abaixo, apresentamos seis passos para facilitar sua compreensão.
Planejamento
O primeiro passo para implantar o gerenciamento de processos é realizar o planejamento, estabelecendo os principais objetivos estratégicos da organização.
Uma boa prática é desenvolver uma lista das macros atividades realizadas atualmente e identificar aquelas que estão alinhadas com as necessidades da empresa, deixando claro onde o negócio deseja chegar.
Se você é dono de um negócio grande, como uma fábrica de etiqueta de composição, sabe da importância de um bom planejamento.
Para que a gestão de processos seja efetiva em gerar valor para o negócio, é fundamental ter um bom conhecimento da realidade da organização. Nesse sentido, um planejamento cuidadoso é indispensável.
Ele consiste em organizar as atividades, departamentos, informações e partes interessadas que impactam a execução de um processo, permitindo uma visualização clara dos projetos e tarefas que apresentam maiores margens de contribuição para os resultados.
Análise crítica
Após o levantamento das atividades, é hora de verificar se os processos da empresa estão de acordo com as demandas do mercado e com a estratégia do negócio.
E aqui falamos sobre todo tipo de negócio, desde um negócio muito grande, a uma pequena loja de confecção de uniformes para empresas. Um exercício útil é perguntar se cada atividade contribui para alcançar o objetivo central.
Mapeamento de processos
Identificados os gargalos no fluxo atual da organização, é necessário elaborar planos de ação para cada problema e imaginar como seria a execução. Uma ferramenta útil é o 5W2H.
Para obter melhores resultados, é recomendável contar com a ajuda de uma consultoria especializada em mapeamento de processos.
Implantação
Com o mapeamento dos processos pronto, é hora de apresentá-lo ao time e implementá-lo conforme o planejado.
Monitoramento
Após a implementação dos processos de gestão, o próximo passo essencial é o monitoramento. Esse processo permite acompanhar de perto a nova organização e identificar possíveis falhas ou oportunidades de melhoria que possam surgir.
O monitoramento pode ser realizado de diversas maneiras, como através de análises de dados, feedbacks dos colaboradores e clientes, e avaliações regulares da eficácia dos processos implementados.
Dessa forma, é possível ajustar as diretrizes à medida que feedbacks e obstáculos surgem durante a operação diária da plataforma.
É importante manter um diálogo aberto com todos os colaboradores para que possam fornecer feedbacks construtivos.
Os feedbacks são muito úteis nesse processo. Pense em como seus colaboradores vão render ainda mais se eles souberem que seus esforços na sua empresa de tendas para alugar estão fazendo a diferença.
Otimização
Por fim, a fase de melhoria consiste em elaborar planos de ação a partir dos gargalos identificados e manter o mapeamento dos processos atualizado.
No estágio de Otimização, o processo é aprimorado continuamente com base nas informações coletadas durante o estágio de Monitoramento, e à medida que o negócio evolui ao longo do tempo.
A automação de processos pode ser implementada para reduzir o esforço necessário para realizar tarefas manuais e repetitivas. Pense em quanta produtividade seu time ganharia na sua empresa de tratamento térmico.
Às vezes, conforme a empresa cresce ou o ambiente externo se modifica significativamente, os processos podem se tornar menos eficientes ou excessivamente complexos.
Nesses casos, pode ser necessário criar um novo processo que atenda às mudanças. Isso é conhecido como reengenharia de processos.
Como implantar uma gestão eficiente de processos?
A importância da gestão de processos para aumentar a competitividade da empresa é clara, mas esse efeito positivo só será alcançado se a gestão for realizada de forma adequada.
O primeiro passo é compreender detalhadamente como os processos são executados, e nunca se deve alterar um processo sem um bom conhecimento prévio sobre ele.
A gestão de processos tem uma função estratégica importante, e as mudanças devem ser orientadas por um objetivo relacionado ao propósito da empresa.
Por fim, é importante explorar oportunidades em que a tecnologia possa contribuir para a automação dos processos. E isso vale para empresas pequenas, como uma loja de roupas e até mesmo uma empresa grande de auditoria independente.
Gestão por processos e gestão de processos
A expressão “gestão por processos” é comumente confundida com “gestão de processos”, mas esses são conceitos distintos.
Enquanto a gestão de processos se concentra no desenvolvimento, monitoramento e aperfeiçoamento dos processos de uma empresa, a gestão por processos é uma filosofia organizacional que enxerga a interação entre os processos como a base do funcionamento da empresa.
Dessa forma, a estruturação é mais horizontal e os gestores são responsáveis por cada processo, o que confere flexibilidade e agilidade à organização e favorece a aplicação de soluções inovadoras.
No entanto, é importante garantir que os objetivos estratégicos da empresa sejam mantidos em foco.
Conclusão
No mundo atual, uma abordagem excessivamente conservadora e passiva na administração de negócios pode ser arriscada.
Independentemente da indústria, todas as empresas requerem gestão eficiente dos seus processos – seja uma empresa de tecnologia da informação ou uma empresa de treinamento de retroescavadeira.
O conhecimento sobre gestão de processos é crucial tanto para empreendedores quanto para profissionais de todas as hierarquias dentro de uma empresa.
Essa habilidade pode contribuir para a criação de processos organizacionais mais eficazes e ajudar a destacar-se no mercado de trabalho.
A importância da gestão de processos fica evidente ao considerarmos sua capacidade de otimizar a produção e simplificar o trabalho diário das equipes dentro de uma empresa.
A implementação desses processos requer pesquisa contínua e estratégias de desenvolvimento, a fim de identificar soluções para problemas e garantir eficiência ao longo do tempo.
Dessa maneira, uma empresa pode atingir resultados mais expressivos e satisfazer melhor seus clientes. Agora é a hora de aplicar a gestão de processos e impulsionar sua empresa para um futuro promissor.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.