Ferramentas digitais

Com a chegada da transformação digital, um dos aspectos trazidos por essa nova era é a agilidade nos processos, que se aplica tanto para as empresas quanto para os consumidores. Para isso precisamos de ferramentas, e o Microsoft Bookings é uma delas.

Estas ferramentas são capazes de tornar o dia mais rápido e livre de complicações que possam eventualmente comprometer certos processos administrativos.

Quando o assunto é sobre empresas que dependem de agendamento de clientes para ter lucratividade, existe uma pergunta: conseguiria dizer o tanto de pessoas que gostaria de agendar um serviço, mas fora do horário comercial ou pelo celular?

Diante de perguntas como estas, recentemente a Microsoft lançou o Microsoft Bookings, que nada mais é do que uma solução que trabalha justamente com a agilidade.

Considerando que a competitividade está cada vez maior, ter o Bookings como uma das principais alternativas para uma loja virtual de peças de motores, por exemplo, é possível criar uma larga vantagem com a concorrência, visto que estamos falando de atendimento.

Em outras palavras, o Microsoft Bookings é uma ferramenta onde o cliente consegue facilmente agendar um horário com apenas um clique, dependendo da disponibilidade do serviço, e o cliente não precisa de um telefone para fazer um agendamento.

Atualmente, uma empresa especializada em fazer vendas de produtos específicos, como uma régua digital, por exemplo, e que disponibiliza contato apenas por telefone, pode eventualmente perder algumas vendas.

A forma que essa solução funciona é simples: o seu funcionamento é de 24/7, ou seja, sempre haverá um atendimento para aqueles clientes que desejam fazer um agendamento fora do horário comercial.

Quando uma empresa tem um processo complicado de agendamento, sem apresentar sequer um pouco de eficiência, há grandes chances do cliente ficar insatisfeito com a ideia de contratar os serviços desta organização pelo simples fato de não conseguir agendar com tranquilidade.

Consequentemente, a sua empresa acaba sendo prejudicada, além de estar construindo uma má reputação.

Vale lembrar que uma empresa, por mais que tenha vários anos de tradição no mercado, pode construir uma má reputação ao deixar de investir no atendimento aos clientes, coisa que não acontece com uma fábrica de grupo gerador que está no mercado atualmente.

Segundo uma pesquisa realizada pela Accenture, 85% ficam frustrados quando lidam com empresas que ignoram a importância de direcionar recursos para facilitar o processo de negociação.

Além disso, mais da metade (51%) já mudaram de ideia e foram para a concorrência devido a má experiência que tiveram com o atendimento.

Ou seja, falar sobre um bom atendimento não tem a mesma complexidade do que falar sobre um sistema pneumático, afinal, basta sanar as dúvidas do cliente e concluir o que ele deseja da maneira mais rápida possível.

Através do Microsoft Bookings, essa tarefa frustrante, mas ao mesmo tempo crucial, facilita o processo de agendamento, deixando mais simples tanto para o cliente quanto para a sua empresa.

Com o Bookings você consegue criar uma página de agendamento na web, possibilitando o acesso em tempo integral aos seus clientes. Com apenas alguns cliques eles podem conferir os horários disponíveis para agendamento, selecionar o serviço e a equipe de preferência.

Após fazer todo o processo, os clientes e a sua equipe recebem confirmações e lembretes automáticos que são enviados diretamente pelo e-mail. Se houver alguma mudança de data ou se o agendamento for cancelado, também haverá notificações.

Como isso pode simplificar um agendamento?

A maneira que o Microsoft Bookings consegue simplificar um agendamento, na verdade, é uma dúvida para muitas pessoas, afinal, a grande maioria das empresas estão acostumadas com as maneiras tradicionais de agendamento.

Contudo, a transformação digital chegou para mudar esse cenário, mostrando a necessidade de implementar um atendimento eficiente ao cliente.

Hoje, vemos que uma empresa que trabalha com anel de borracha para vedação, por exemplo, consegue se destacar no mercado disponibilizando atendimentos eficientes para os clientes.

No geral, podemos resumir a forma que o Bookings consegue simplificar e melhorar o atendimento ao cliente por meio de 4 formas. Conheça-as:

1. Agradar aos clientes

Há algumas dificuldades que podem ser encontradas ao ligar para uma empresa e fazer um agendamento, como:

• Esperar para ser atendido;
• Ficar preso com a secretária eletrônica;
• Não resolver o problema;
• Ser direcionado para várias áreas.

Esses exemplos citados acima chegam a acontecer com frequência até mesmo com grandes empresas.

Entretanto, quando uma empresa especializada em chapa de aço, que atua diretamente com atendimento ao cliente, e possui o Bookings como uma de suas ferramentas, consequentemente essa experiência negativa não é proporcionada ao cliente.

De acordo com uma pesquisa feita relacionada a este assunto, 40% dos clientes preferem o autoatendimento ao contato humano em seus futuros contatos com as empresas.

Já 70% dos entrevistados disseram esperar que os sites das empresas disponibilizem opções de autoatendimento.

Ao utilizar o Microsoft Bookings você consegue oferecer esse autoatendimento para os seus clientes, o que é essencial, principalmente, para empresas que trabalham diretamente com vendas de prensa cabo e outros produtos específicos.

Na prática, o cliente consegue fazer o seu agendamento online a qualquer momento, escolhendo o horário e o serviço que deseja.

Após terminar de fazer o agendamento, o cliente recebe um e-mail de confirmação com um item de calendário que pode ser adicionado ao seu calendário pessoal.

Dependendo das políticas instauradas na sua empresa, os cancelamentos e reagendamentos podem ser feitos digitalmente, no próprio e-mail de confirmação que foi enviado.

Eventualmente você perceberá que alguns clientes ainda preferem ligar para fazer um agendamento, e não há problemas quanto a isso, basta inserir o agendamento manualmente no Bookings, os clientes também irão receber lembretes de confirmação por e-mail.

2. Redução de tempo

Sabemos que realizar agendamentos por telefone não faz parte das tarefas mais divertidas para a sua equipe.

Trata-se de uma atividade cansativa tanto para uma empresa de empilhadeira quanto para qualquer outra organização que trabalha com comunicação direta com o cliente.

Com o Bookings é possível reduzir o tempo que os seus colaboradores passam no telefone, realizando agendamentos, acessando a caixa postal e lembrando os clientes dos agendamentos que foram feitos.

No geral, você pode ficar tranquilo com as ligações perdidas e a possibilidade de não fechar negócio por causa das ligações perdidas e etc.

A ferramenta da Microsoft vem com uma página da web para que você possa personalizá-la e configurá-la sem qualquer complicação.

Ao começar a usar o Bookings, é possível registrar as preferências do cliente, gerenciar listas e escalas da equipe, definir serviços e preços, estipular o horário de funcionamento e até personalizar, de acordo com as condições da empresa, os serviços e funcionários.

Dessa forma, o clientes conseguem ter acesso a todas as informações necessárias ao fazer um agendamento, assim você e a sua equipe acabam tendo mais tempo para lidar com outras coisas.

3. Menor taxa de cancelamentos

Uma das coisas mais chatas, e que acontecem com uma certa frequência são os cancelamentos que são feitos sem aviso prévio. Esses cancelamentos, além de causar frustração, também prejudicam a lucratividade do negócio.

Esse cenário consegue ficar ainda pior quando o seu funcionário não aparece para realizar o serviço que foi agendado. Com o Bookings você pode reduzir esse problema com as confirmações e os lembretes automáticos que a ferramenta manda.

Através dos lembretes, tanto a equipe quanto o cliente recebem notificações para o próximo agendamento com as principais informações para não restar nenhuma dúvida.

A partir do momento em que um agendamento novo é realizado, ele é adicionado automaticamente ao calendário dos funcionários, recebendo atualizações sobre qualquer informação relevante, como alteração ou cancelamento.

4. Gerenciar compromissos em qualquer lugar

Considerando que você é proprietário de um negócio, não há como se dar ao luxo de ficar preso à sua mesa.

Se você precisa agendar ou reagendar algo, mas está fora do seu escritório, utilize o aplicativo do Microsoft Bookings, que traz ainda mais flexibilidade, praticidade e controle sobre a sua equipe. Com o app é possível:

• Ter acesso ao calendário e os detalhes das programações;
• Realizar agendamentos registrando as solicitações dos clientes;
• Acesso rápido para mandar e-mails ou fazer outros contatos.

Devido ao fato de você ter a possibilidade de fazer o próximo agendamento do cliente, enquanto você está ocupado realizando outras atividades na casa dele, também é possível aumentar suas vendas devido à fácil repetição de negócios.

Conclusão

Por fim, procuramos reunir as principais informações a respeito de uma das principais ferramentas digitais desenvolvidas pela Microsoft. Trata-se de uma alternativa a mais para o seu negócio, capaz de trazer uma flexibilidade maior e automação nos processos internos.

Vale lembrar que a experiência do cliente é um fator decisivo para muitas coisas. Portanto, investir no Bookings é sim uma ação que trará vários efeitos positivos para a sua empresa.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.