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A gestão de contratos é um processo que envolve desde a criação até a execução dos contratos.

Suas principais atividades incluem a análise de desempenho em relação aos termos acordados, visando maximizar o desempenho operacional e mitigar riscos financeiros.

A maneira como você gerencia a criação, análise e execução dos contratos tem um impacto direto na qualidade e resultados da gestão.

Por esse motivo, criamos um conteúdo completo para ajudá-lo a compreender definitivamente o que é gestão de contratos, a importância de gerenciá-la eficientemente e os benefícios que ela pode trazer para seus negócios.

O que é gestão de contratos?

Muitas empresas consideram a gestão de contratos como um simples acompanhamento das etapas de vida do documento, que incluem sua criação, execução e encerramento. No entanto, um gerenciamento eficiente de contratos vai muito além dessas etapas.

Imagine que você seja dono de uma empresa de argamassa expansiva, a gestão de contratos envolve diversas atividades dentro dela, como:

• Monitoramento das etapas do documento;
• Padronização de termos;
• Organização de outros documentos que comprovem o cumprimento das obrigações;
• Visualização panorâmica dos contratos da empresa;
• Mitigação de riscos.

Considerando que o contrato tem o objetivo de proporcionar segurança jurídica às partes envolvidas, é fundamental que ele seja bem redigido, com regras claras e pedidos consistentes.

Qual é a importância da gestão de contratos?

É evidente que a gestão de contratos vai além de uma atividade burocrática de monitoramento de prazos e cumprimento de funções, sendo uma atividade fundamental dos departamentos jurídicos de empresas.

A gestão de contratos é responsável por organizar o relacionamento profissional da empresa com clientes, fornecedores, prestadores de serviços e outros, garantindo segurança jurídica para todas as partes envolvidas.

Uma gestão eficiente de contratos implica não apenas no monitoramento das etapas e organização de anexos, mas também itens como:

• Redação de documentos com minutas padronizadas e coerentes;
• Cláusulas que assegurem o cumprimento das obrigações;
• Formas claras de cobrança de valores;
• Penalidades adequadas em caso de descumprimento do acordo.

Além disso, uma gestão eficiente de contratos reduz os riscos da empresa, evitando cobranças indevidas e prevenindo perda de dinheiro em litígios desnecessários e danos causados por cláusulas mal elaboradas.

Por exemplo, em um negócio de caçamba graneleira, você tem diversos processos burocráticos que precisam ser analisados.

A visão abrangente dos contratos permite aos gestores analisar além dos prazos e cumprimento das obrigações contratuais, possibilitando poupar gastos desnecessários, padronizar negociações e reduzir custos.

Evita também litígios e fortalece a cultura organizacional em todas as áreas da empresa.

Como funciona a gestão de contratos?

A gestão de contratos é um processo que impacta toda a empresa, não apenas setores administrativos ou financeiros, mas também áreas operacionais, produção (no caso da indústria), orçamento e atendimento ao cliente.

Não se resume a simplesmente arquivar o contrato, mas sim a uma atividade efetiva que envolve gerenciamento de riscos e busca por formas de maximizar receitas.

Seja em um negócio da área da tecnologia ou em uma empresa que analisa extintor ABC preço, a gestão de contratos será útil.

É aplicada em todo o ciclo de vida do contrato, desde sua criação e negociação até a assinatura e execução, com o objetivo de garantir o cumprimento das obrigações acordadas.

A gestão de contratos também é mantida ativa durante todo o prazo legal correspondente à validade do documento.

O que faz um gestor de contratos?

Para garantir uma gestão eficiente de contratos dentro de uma empresa, é fundamental ter um profissional dedicado e especializado nessa área.

Esse profissional, conhecido como gestor de contratos ou administrador de contratos, tem como principal responsabilidade a organização e implementação do processo de gestão de contratos.

Entre as atividades desempenhadas estão o acompanhamento de todos os objetivos da gestão, o monitoramento das etapas do contrato, a análise de desempenho em relação aos termos do contrato, a padronização de termos e a minimização de riscos.

Imagine que você trabalha em uma empresa de limpeza de mármore, por exemplo. Essas atividades podem ser realizadas de forma manual, por meio de planilhas, por exemplo, ou por meio de tecnologias específicas, como softwares jurídicos.

Em resumo, o gestor de contratos tem como objetivo garantir que o processo de gestão de contratos seja executado de forma eficiente e que os resultados obtidos sejam os mais adequados para a empresa.

Fases da gestão de contratos

Seja em uma grande companhia ou em uma pequena empresa de furo em laje de concreto, você vai precisar seguir os passos a seguir para garantir uma boa gestão de contratos.

1. Planejamento

O planejamento é a etapa inicial do gerenciamento de contratos e, se realizado de forma inadequada, pode causar problemas ao longo de todo o processo de tramitação do documento.

Isso ocorre porque é nessa fase que são estabelecidas todas as condições, cláusulas, objetivos, riscos, sanções e obrigações das partes, bem como os prazos.

A necessidade de criar um documento pode surgir a partir de diversas situações, como a solicitação de um cliente, o setor de compras da empresa, um fornecedor ou qualquer outra demanda que exija um acordo comercial formalizado por escrito.

1. Redação

Na etapa de redação, o contrato começa a ser elaborado com base nas condições definidas previamente.

A empresa pode optar por utilizar um modelo já existente ou recorrer ao departamento jurídico, ou serviços de advocacia externos, para escrever o documento do zero.

Para agilizar a criação de contratos, quando o fluxo é alto, é possível utilizar modelos e padrões previamente estabelecidos. No entanto, o texto inicial é apenas um rascunho, já que o contrato ainda deve passar pela aprovação e revisão para que possa ser validado.

Para garantir a efetividade do contrato, é crucial que o processo de escrita e revisão seja rigoroso e minucioso, a fim de evitar ambiguidades e vagas disponíveis.

Mesmo que seja uma pesquisa sobre perfil de pvc preço dentro do contrato, você deve analisar muito bem.

Essas características podem comprometer o teor do documento, uma vez que uma cláusula ambígua permite diferentes interpretações e um instrumento com disposições vagas não é específico em relação ao que pretende definir, gerando riscos para ambas as partes envolvidas.

1. Negociação

A etapa de negociação é crucial para o contrato, pois é quando as partes envolvidas analisam as condições e chegam a um acordo final.

Durante essa fase, o cliente recebe uma versão preliminar do documento de prestação de serviços e tem um prazo para analisar cuidadosamente cada uma das cláusulas e o cronograma de execução.

Em seguida, a empresa e o cliente podem discutir as disposições contratuais para chegar ao melhor acordo possível para ambas as partes.

A duração do processo pode variar dependendo do objeto do contrato, e várias cláusulas podem ser modificadas ao longo do tempo entre as concessões e exigências de cada parte.

É claro, a negociação para uma compra pequena é muito menor que de um prédio estrutura metálica, por exemplo.

1. Revisão e aprovação

Após a negociação, o contrato é submetido à etapa de aprovação e revisão. Nessa fase, é fundamental que o documento seja enviado novamente ao departamento jurídico a fim de assegurar que não haja lacunas legais, inconsistências ou irregularidades nas cláusulas.

Somente após essa análise minuciosa e com a assinatura das partes envolvidas é que o contrato é oficialmente aprovado e adquire validade jurídica.

1. Execução

Após a assinatura do contrato, começa a fase de execução, que pode ser flexível dependendo das condições e objetivos acordados.

Em uma empresa de reparos elétricos e hidráulicos, um contrato de serviço pode ser executado imediatamente em casos de reparos rápidos e pontuais, por exemplo.

Por outro lado, em negócios com modelo de assinatura, o contrato pode estabelecer a entrega de serviços ao longo de um período prolongado, como um ano ou mais, tornando a gestão mais complexa.

1. Encerramento

Ao concluir todas as obrigações e processos especificados no contrato e aditivos (se houver), e caso não haja necessidade de renovação, é necessário encerrar o contrato.

Em muitos casos, um prazo já está estabelecido para o encerramento. Isso vale para todo tipo de negócio, até uma loja de etiquetas para joias personalizadas.

No entanto, se o contrato não tiver um prazo definido, é importante encerrá-lo para garantir que nenhuma obrigação fique pendente após a conclusão de todas as atividades relacionadas. Se houver necessidade de renovação, o processo volta à etapa de negociação.

Conclusão

Para garantir um desempenho contínuo durante um período prolongado de tempo em contratos de longo prazo, é importante estabelecer um plano de revisão contínua do desempenho de cada parte envolvida.

Em conjunto com os representantes da empresa, é necessário agendar datas identificadas nos contratos que exijam ações de acompanhamento, como metas de desempenho e eleições de opção.

A gestão eficiente de contratos é crucial por diversas razões, pois manter contratos atualizados, organizados e bem gerenciados permite acesso fácil e economia de tempo na administração, possibilitando a concentração em áreas mais relevantes do negócio.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.