Briefing é um documento que registra todas as informações necessárias para criar um projeto, dentre os dados documentados estão o objetivo, prazo, orçamento e o público. Esse documento é muito usado por profissionais de publicidade, design e administração.
É fundamental que a empresa tenha meios de comunicação claros que ajudem a alcançar os objetivos, mas se não houver boas práticas, fica impossível alcançá-los.
Desse modo, o briefing é uma ferramenta fundamental para determinar os termos e o resultado que um projeto deve alcançar para que seja considerado satisfatório. Ele registra as ideias iniciais, por isso precisa ser claro, aprofundado e detalhado.
É dessa forma que os profissionais saberão qual é o propósito do projeto. Mas para elaborar esse documento, existem alguns parâmetros fundamentais que devem ser considerados durante sua criação.
Elaborar um briefing é o primeiro passo para executar o projeto, uma vez que ele mostra todas as etapas que devem ser seguidas e assim entregar para o cliente exatamente o que ele espera.
Alguns profissionais têm dúvidas em relação a isso, mas este artigo vai mostrar o conceito de briefing, de que maneira ele pode ajudar uma empresa, trará alguns exemplos práticos e vai mostrar como realizar esse documento.
Entendendo o que é briefing
Briefing é um documento que guia a execução de um projeto, para isso, precisa contar com uma série de informações importantes para os profissionais, como:
- Dados da empresa;
- Mercado em que atua;
- Público-alvo;
- Objetivos.
Com essas informações em mãos, a equipe terá um direcionamento sobre a realização do trabalho e o plano de ação que deve ser usado.
É possível criar um briefing para projetar uma vassoura tipo gari reforçada, e o documento é redigido de maneira sucinta e objetiva, visto que será consultado pelos profissionais, de modo a embasar as decisões e estratégias.
No universo do marketing, o briefing segue as mesmas diretrizes, visto que funciona como a descrição de um trabalho, sendo endereçado para a agência ou para uma área de comunicação dentro da organização.
Como o briefing ajuda as empresas
O propósito do briefing é agrupar as informações relevantes sobre o projeto, por isso, quando a agência estiver produzindo uma peça publicitária, terá todas as informações que precisa em mãos, visto que o conteúdo é separado em blocos.
O briefing só será aliado da estratégia se apresentar as informações claramente, caso contrário, quem tiver acesso aos documentos terá dificuldades para entender os pontos mais importantes.
Se a equipe não conhece a história do cliente e o que ele pretende alcançar, a produção fica estagnada. Reproduzir apenas para apresentar um trabalho é um erro, assim sendo, não se deve desenvolver um projeto na base da sorte.
As informações transmitidas por uma lavanderia entrega no mesmo dia para a agência são cruciais para buscar inspiração, executar um bom trabalho e criar bons conteúdos.
Se a equipe de marketing conhece a história da companhia com base no que está escrito no briefing, terá uma boa noção das expectativas do cliente.
Como resultado, a equipe será muito mais produtiva e a satisfação do consumidor vai estar garantida. Diante disso, mesmo que a rotina seja extremamente corrida, é fundamental tirar um tempo para fazer o briefing.
Por fim, o documento ajuda o negócio a entender o trabalho de seu cliente e ainda traz condições para seguir um planejamento.
Quando o processo é bem definido, dificilmente o projeto vai sair do foco ou ruídos de comunicação vão prejudicar o trabalho. Tudo isso é fundamental para mostrar ao cliente que a agência é organizada e sabe o que está fazendo.
Exemplos práticos de um briefing
Existem diversos modelos de briefing e eles se diferem muito entre si. Mesmo assim, existem alguns elementos que devem estar presentes em qualquer tipo de documento.
Por exemplo, se a agência está criando uma campanha para uma empresa de remoção de pacientes entre hospitais, deverá incluir em seu documento o tipo de produto ou serviço que será desenvolvido.
Ele também deve mostrar quem é o responsável pela produção do produto, quem é o público-alvo e o mercado-alvo, os materiais usados para fazer o produto, de que maneira ele será aceito no mercado e quais são os objetivos e visão do projeto.
Também é muito importante tentar saber quais são os benefícios que o produto oferece para os clientes, quem são os concorrentes da organização, quais são os diferenciais do produto em relação aos concorrentes e qual é o público que compra.
Por fim, o briefing precisa documentar qual é a expectativa para o projeto e todas essas questões são fundamentais para qualquer tipo de briefing, independentemente do trabalho que será realizado.
Dicas para fazer um bom briefing
Para criar um bom briefing, uma empresa de serviços terceirizados deve seguir um passo a passo com as seguintes ações:
Escolher a equipe
Algumas agências não sabem como elaborar essa etapa, enquanto outras sabem muito bem para quais profissionais delegar as tarefas.
O que realmente importa é encontrar alguém que possa transmitir informações relevantes e consiga compreender o perfil do cliente. Ao mesmo tempo, deve ser um profissional que saiba o caminho que vai seguir para concretizar o plano.
Essa pessoa pode ser o dono da empresa ou seu gerente, mas é importante lembrar que ele será responsável por inserir as perguntas que vão embasar a elaboração da campanha, sabendo excluir aquelas que não combinam com o cliente.
Conhecer o portfólio do cliente
É indispensável conhecer o cliente para entender exatamente o que ele procura, para isso, é necessário se certificar de que a organização possui todos os materiais necessários que auxiliam na produção do briefing e do serviço.
Pode ser um banner personalizado para lanchonete, fotografias de produtos, flyer, logotipo, entre outros. Se o cliente não tiver um portfólio, a agência pode oferecer a criação ou indicar outro profissional ou empresa que possa fazer.
Organizar os encontros com os clientes
É nessa parte do briefing que essas informações serão inseridas, mas é fundamental destacar que as reuniões precisam ser curtas, visto que o atendimento é responsável por controlar o tempo de resposta de cada pergunta.
Criar um documento objetivo
Termos técnicos em excesso prejudicam o entendimento, mas ainda é um dos erros mais cometidos na hora de escrever um documento relacionado ao trabalho.
Para evitar essa situação, basta substituir essas palavras por termos mais simples de compreender ou inserir seu significado entre parênteses.
Detalhar o histórico da empresa
As agências costumam elaborar peças e estratégias para uma grande quantidade de organizações e elas podem ser confundidas.
Mas se o negócio estiver elaborando uma campanha para uma empresa de tratamento para piso laminado, basta contextualizar a organização para o profissional.
Para preencher o histórico da empresa é necessário explicar os esforços realizados para que a companhia alcançasse o patamar que ocupa hoje. Várias informações úteis podem ser incluídas, como o ideal da marca, missão e até o número de funcionários.
Quando a equipe de criação conhece a história do cliente, consegue criar materiais mais assertivos e fica mais fácil dele aprovar a peça.
Falar sobre os concorrentes
Além de compreender o cliente em si, também é fundamental falar sobre os concorrentes, entendendo em qual contexto eles estão inseridos.
Supondo que a campanha seja para uma empresa de rádio intrinsecamente seguro, é interessante fazer uma pesquisa sobre o contexto da concorrência observando o que traz mais resultados para eles, mesmo sem acessar informações privilegiadas.
Também vale a pena fazer algumas buscas nas mídias sociais para saber como o público reage perante atitudes e campanhas, fazer um acompanhamento regrado e montar um relatório.
Com relação a isso, vale a pena observar se a presença digital está crescendo, o nível de popularidade dos concorrentes e se as pessoas falam sobre eles.
Se os concorrentes forem muito grandes, também vale a pena pesquisar informações em veículos de comunicação maiores, como no caso de jornais e revistas.
Indicar o orçamento
O orçamento de uma empresa de vistoria veicular mais próxima não influencia na qualidade do projeto.
É necessário compreender o orçamento para ajustar o serviço, tendo em vista aquilo que o cliente pretende investir. Ao fazer isso, o projeto não terá sua qualidade prejudicada e o cliente terá mais segurança financeira.
A agência deve saber quanto o cliente quer pagar e embasar as decisões com base no orçamento que ele dispõe.
Considerações finais
Montar um briefing é essencial para lapidar a ideia do cliente, visto que em alguns momentos o que ele pensa fazer pode ser inviável.
Além disso, é esse documento que garante a entrega de um serviço de qualidade e de acordo com as expectativas de todos.
Os profissionais, por sua vez, terão mais facilidade para entender o que devem fazer e como conduzir o projeto, facilitando o trabalho e otimizando os resultados.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
